Coordinador de Operaciones de Oficina

Sobre la empresa:
HSG Tech Inc. es una filial estadounidense de HSG Laser, un proveedor de rápido crecimiento en la industria global de soluciones de conformado de metales. Creemos que la fabricación inteligente cambia el futuro. Clientes en 100+ países han utilizado y reconocido nuestro equipo y servicio. Por favor, visite la página web para más detalles sobre HSG: www.hsglaser.com

Propósito del puesto:
El Coordinador de Operaciones de Oficina actúa como el principal punto de contacto para clientes, distribuidores, proveedores y visitantes, asegurando al mismo tiempo la eficiente operación diaria de la oficina de Addison. Este puesto es responsable de mantener un entorno profesional y acogedor mediante la administración de oficinas, coordinación de instalaciones, administración de compras, planificación de eventos y apoyo administrativo a la alta dirección. El puesto colabora en todos los departamentos para coordinar los recursos de la oficina, apoyar las operaciones comerciales y asegurar que la oficina esté siempre preparada para reuniones, visitas a clientes, reuniones con distribuidores, entrevistas, sesiones de formación y otras actividades empresariales, representando a HSG con profesionalidad y un servicio al cliente excepcional.

Responsabilidades principales:
- Servir como primer punto de contacto para clientes, distribuidores, vendedores y visitantes proporcionando una experiencia profesional, acogedora y centrada en el cliente.
- Gestionar el sistema telefónico corporativo contestando, filtrando y dirigiendo llamadas entrantes, asegurando al mismo tiempo la comunicación oportuna de los mensajes.
- Coordinar las operaciones diarias de la oficina de Addison para mantener un lugar de trabajo limpio, organizado, eficiente y profesional.
- Garantizar que las zonas de recepción, salas de conferencias, oficinas ejecutivas, cocinas, salas de descanso y áreas comunes estén mantenidas, organizadas, completamente abastecidas y preparadas para visitantes, reuniones, formaciones y otras actividades empresariales.
- Realizar recorridos rutinarios de la oficina para identificar proactivamente las necesidades operativas, de limpieza, seguridad, presentación, mantenimiento y almacenamiento, mientras coordinan acciones correctivas oportunas.
- Coordinar el correo entrante y saliente, los servicios de mensajería, el envío y la distribución de paquetes.
- Gestionar el inventario de material de oficina, equipos de oficina, mobiliario, servicios de trabajo y recursos operativos, mientras coordina las solicitudes de compra, obtiene aprobaciones, realiza pedidos y supervisa los presupuestos administrativos.
- Procesar solicitudes de compra, facturas de proveedores, informes de gastos y documentación administrativa relacionada, manteniendo registros precisos de compras y gastos.
- Coordinar relaciones con proveedores de oficinas y servicios, incluyendo mantenimiento, limpieza, envío, seguridad, suministros de oficina y otros socios operativos.
- Mantener inventarios de activos de la empresa, incluyendo equipos de oficina, ordenadores, dispositivos móviles, llaves, placas y otros recursos asignados.
- Brindar apoyo a la alta dirección gestionando calendarios, programando reuniones, coordinando los viajes, preparando presentaciones, colaborando con la correspondencia y apoyando iniciativas confidenciales tanto ejecutivas como empresariales.
- Mantener una estricta confidencialidad al gestionar correspondencia ejecutiva, información de personal, registros financieros, contratos y otra información empresarial altamente sensible.
- Coordinar reuniones de la empresa, reuniones de liderazgo, visitas a clientes, eventos para empleados, sesiones de formación y eventos especiales, incluyendo logística de reuniones, catering, instalación de habitaciones, alojamiento para visitantes y actividades de seguimiento.
- Preparar correspondencia, informes, presentaciones, hojas de cálculo, materiales para reuniones y otra documentación empresarial.
- Apoyar a Recursos Humanos en la administración de incorporación y salida, programación de entrevistas, logística de orientación, coordinación de formación y otras responsabilidades administrativas confidenciales.
- Apoyar la función de TI coordinando la instalación y recuperación de equipos, manteniendo inventarios de activos tecnológicos, asistiendo en las actividades de incorporación y salida de usuarios, coordinando con proveedores externos de TI y apoyando la administración tecnológica de oficina.
- Colaborar con departamentos de toda la organización para proporcionar apoyo administrativo y ayudar en iniciativas multifuncionales y proyectos especiales.

Responsabilidades secundarias:
- Preparar espacios de trabajo, acceso a oficinas, chapas, equipos, tarjetas de visita y recursos administrativos para los nuevos empleados.
- Coordinar los arreglos de viaje nacionales e internacionales para la dirección y los empleados según sea necesario.
- Apoyar reuniones ejecutivas, reuniones de juntas, iniciativas de liderazgo y otros proyectos estratégicos asignados.
- Mantener archivos de proveedores, registros de compras, procedimientos de oficina y documentación administrativa.
- Ayudar con iniciativas de seguridad en oficinas, inspecciones, actividades de cumplimiento, proyectos de mejora de instalaciones, traslados de oficinas y mejoras en el lugar de trabajo.
- Ayudar en comunicaciones internas, actividades de agradecimiento al personal, iniciativas estacionales de oficina y eventos de compromiso del empleado.
- Identificar oportunidades para mejorar los procesos de oficina, los flujos de trabajo administrativos, la organización del lugar de trabajo y la eficiencia operativa.
- Proporcionar apoyo administrativo de respaldo entre departamentos durante ausencias o periodos de mayor actividad empresarial.
Requisitos del puesto:
- Título de Asociado o Grado en Administración de Empresas, Administración de Oficinas, Comunicaciones, Recursos Humanos o un campo relacionado preferido; Se considerarán combinaciones equivalentes de formación y experiencia.
- Mínimo de 3 a 5 años de experiencia progresivamente responsable en administración de oficinas, operaciones de oficina, soporte ejecutivo, gestión de oficinas o administración de empresas dentro de un entorno profesional de oficina.
- Experiencia demostrada proporcionando apoyo administrativo ejecutivo, coordinando reuniones y viajes, gestionando las operaciones de la oficina y apoyando compras, gestión de proveedores y eventos de la empresa en un entorno empresarial dinámico.
- Dominio avanzado de Microsoft Office 365, incluyendo Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams y otras aplicaciones de productividad empresarial.
- Se prefiere experiencia en el procesamiento de solicitudes de compra, facturas, informes de gastos, inventarios de oficina y presupuestos departamentales.
- Capacidad demostrada para coordinar múltiples proyectos simultáneamente manteniendo una organización, precisión y atención al detalle excepcionales.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita con excepcionales habilidades interpersonales, de atención al cliente y de construcción de relaciones.
- Alto nivel de profesionalidad, discreción y buen juicio, con la capacidad de mantener la confidencialidad al gestionar información empresarial sensible y propietaria.
- Capacidad demostrada para gestionar información sensible y confidencial con discreción y profesionalidad.
- Automotivado, ingenioso, adaptable y capaz de trabajar de forma independiente colaborando eficazmente en todos los niveles de la organización.
- Profesionalidad demostrada y capacidad para representar positivamente a HSG al interactuar con empleados, clientes, distribuidores, proveedores, ejecutivos y otros socios comerciales.

HSG está comprometido a garantizar igualdad de oportunidades laborales para todas las personas cualificadas sin distinción de raza (incluidos peinados asociados), color, religión, sexo, identidad de género, orientación sexual, origen nacional, ascendencia, estatus de ciudadanía, edad, estado civil, información genética, estatus militar, baja desfavorable del servicio militar, estado de orden de protección, embarazo, antecedentes de arresto, discapacidad u otro estado protegido por la ley aplicable. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidad desempeñen las funciones esenciales. HSG participa en E-Verify y realiza pruebas de drogas y verificaciones de antecedentes previas al empleo como parte de nuestro proceso de contratación.